Hilfe & Handbuch
Alles Wichtige zu Zeitdock.
Kurze Erklärungen für Mitarbeiter, Vorgesetzte, HR, Buchhaltung und Administratoren. Suche nach Themen wie RFID, API, Urlaub, Rollen oder Pausenregeln.
Alle Hilfethemen werden angezeigt.
Unternehmen einrichten
Firmendaten, Branding, Rollen, Abteilungen und Arbeitszeitmodelle festlegen.
Mehr erfahren → 2Mitarbeiter verwalten
Mitarbeiter anlegen, Vorgesetzte zuordnen, Rechte vergeben und Self-Service aktivieren.
Mehr erfahren → 3Arbeitszeit erfassen
Einchecken, Pausen buchen, Auschecken und Nachträge nachvollziehbar prüfen.
Mehr erfahren → 4Sollzeit & Stundenkonto
Sollzeit, Ist-Zeit, Minusstunden und Überstunden nachvollziehen.
Mehr erfahren → 5Abwesenheiten
Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Teamkalender sehen.
Mehr erfahren → 6Arbeitszeitschutz & Pausenregeln
Optionale Regelprofile für Pausen, Ruhezeiten und besondere Personengruppen pro Mitarbeiter aktivieren.
Mehr erfahren → 7Arbeitszeit prüfen
Fehlende Buchungen, offene Check-outs, unklare Minusstunden und Regelhinweise prüfen.
Mehr erfahren → 8Auszahlungen
Auszahlungsregeln, Limits und Freigaben über Admin, Buchhaltung oder Rollen steuern.
Mehr erfahren → 9API & Integrationen
API-Zugänge, Webhooks, Microsoft Teams, RFID und externe Systeme verbinden.
Mehr erfahren → 10RFID-Terminals & Hersteller
ZKTeco, Suprema, Hikvision, Paxton oder eigene Middleware mit Zeitdock verbinden.
Mehr erfahren → 11Berichte & PDFs
Monatsberichte, Nachweise, Exporte und gebrandete PDF-Dateien erstellen.
Mehr erfahren → 12Sicherheit
Rollen, Rechte, 2FA, Passkeys, Audit-Logs, Backups und Mandantentrennung nutzen.
Mehr erfahren →Optional einstellbar
Arbeitszeitschutz & Pausenregeln
Unternehmen können eigene Regelprofile für Pausen, Ruhezeiten und besondere Personengruppen hinterlegen. Die Regeln sind nicht verpflichtend aktiv: Admins entscheiden pro Mitarbeiter, ob Hinweise im Dashboard erscheinen.
Zeitdock verändert Arbeitszeiten dabei nicht automatisch. Hinweise dienen der nachvollziehbaren Prüfung und können von Unternehmen passend zum Betrieb konfiguriert werden.
RFID & Zutrittssysteme
Hersteller auswählen, Integrationsweg sehen.
Zeitdock arbeitet nicht nur mit einem bestimmten Terminal. Entscheidend ist, wie das System Events ausgibt: direkter HTTPS-Webhook, ADMS/Push, lokale API, Event-Stream oder Export. In der RFID-Integration gibt es dafür aufklappbare Hersteller-Anleitungen.
Admin-Pfad: Integrationen → RFID / Zutrittssystem → „Welches RFID- oder Zutrittssystem nutzt du?“ Dort stehen die passenden Schritte pro System.
Auszahlungsanbieter
PayPal und Buchhaltungsanfragen richtig einordnen.
Zeitdock kann Auszahlungsanfragen an die Buchhaltung erstellen oder PayPal-Payouts über das PayPal-Konto des Unternehmens auslösen. Standard ist die prüfbare Anfrage an Buchhaltung/Admin.
Wichtig: Auszahlungsprozesse ersetzen keine Lohnabrechnung. Steuerliche, arbeitsrechtliche und lohnabrechnungsbezogene Bewertung bleibt Aufgabe des Unternehmens.
FAQ
Häufige Fragen
Die wichtigsten Antworten in aufklappbaren Karten.
Warum zeigt Zeitdock nicht einfach alles jedem Mitarbeiter?
Weil Arbeitszeiten, Gehälter, Auszahlungen und Abwesenheiten sensible Daten sind. Rollen und Rechte sorgen dafür, dass jeder nur sieht, was er wirklich braucht.
Kann ein Vorgesetzter nur sein eigenes Team sehen?
Ja. Team- und Kalenderansichten sind auf Rollen, Abteilungen und Vorgesetzten-Zuordnung ausgelegt.
Warum zeigt das Stundenkonto Minus an, wenn an einem Arbeitstag keine Buchung existiert?
Das Stundenkonto rechnet geplante Arbeitstage mit ein. Wenn für einen historischen Arbeitstag weder Arbeitszeit noch eine genehmigte, anrechenbare Abwesenheit vorhanden ist, wird die Sollzeit als Minus gebucht. Urlaub, Krankheit oder andere bezahlte genehmigte Abwesenheiten gleichen die Sollzeit aus.
Wie funktionieren Arbeitsschutz- und Pausenregeln?
Administratoren können unter „Buchhaltung → Arbeitsschutz-Regeln“ optionale Regelprofile aktivieren. Wird einem Mitarbeiter ein Profil zugewiesen, zeigt Zeitdock im Dashboard Hinweise, wenn Pausen zu kurz sind, zu lange ohne Pause gearbeitet wurde oder Ruhezeiten unterschritten werden.
Werden Pausen automatisch abgezogen?
Nein. Zeitdock zeigt Regelhinweise an, verändert die Arbeitszeit aber nicht heimlich. Korrekturen bleiben nachvollziehbar und sollten durch die zuständigen Personen geprüft werden.
Welche RFID-Systeme passen zu Zeitdock?
Am einfachsten sind Systeme, die HTTPS-Webhooks senden können. Für ZKTeco, Suprema BioStar 2, Hikvision ISAPI/iVMS und Paxton Net2 ist meist eine kleine Bridge sinnvoll, die Hersteller-Events liest und ein einheitliches, HMAC-signiertes Zeitdock-Event sendet.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltungsanfrage und PayPal?
Bei der Buchhaltungsanfrage löst Zeitdock keine Zahlung aus. Admin/Buchhaltung entscheidet, ob und wie außerhalb von Zeitdock gezahlt wird. Bei PayPal nutzt Zeitdock die PayPal-Payout-App der Firma und die PayPal-E-Mail des Mitarbeiters.
Kann Zeitdock E-Mails über die Firmenadresse senden?
Ja. Eine Firma kann einen eigenen SMTP-Server hinterlegen. Alternativ können Systemmails über Zeitdock versendet werden.
Direkter Kontakt
Support: support@zeitdock.de · +49 170 7915363